Verfahrensdokumentation nach GOBD

Sehr geehrte Damen und Herren,

die neuen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt, welche die bisherigen
„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, kurz GDPdU, abgelöst haben, gelten jetzt schon!

Hintergrund ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das mit den GoBD eine Antwort auf die zunehmende Digitalisierung in Unternehmen gibt.

Für Sie als Unternehmer heißt das aber in erster Linie, dass der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung in Zukunft gezielt die Einhaltung der neuen Vorschriften prüft.

Um einen Nachweis erbringen zu können, dass die in der GoBD definierten Abläufe eingehalten werden, ist unter anderem eine sogenannte Verfahrensdokumentation vorzulegen. Diese besteht aus einer Beschreibung aller für die Buchführung erforderlichen organisatorischen Schritte und Prozesse im Unternehmen, insbesondere die Be- und Verarbeitung der digitalen Unterlagen.

Detailliert muss dargestellt und beschrieben werden:
· Die Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
· Der Erhalt, die Bezahlung und die Ablage der Eingangsrechnungen
· Die Kassenführung
· Der Umgang mit elektronischen Belegen, die per E-Mail versandt und empfangen werden
· Die revisionssichere Ablage aller Belege
· Die Übergabe des Buchhaltungsordners an unsere Kanzlei oder die Übermittlung per DATEV Unternehmen online

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße, Rechtsform oder Branche! Alle Unternehmen haben für eine entsprechende Verfahrensdokumentation Sorge zu tragen. Bei Nichtbeachtung der Grundsätze der GoBD bei einer Betriebsprüfung mit Hinzuschätzungen (also Gewinnerhöhungen) von 5-10% der Umsätze gerechnet werden muss.

Wie schon mehrfach informiert, werden insbesondere Unternehmen mit bargeldintensiven Geschäften mit unangekündigten Prüfungen im Betrieb rechnen müssen (sog. Kassennachschau). Deshalb ist es unbedingt erforderlich, über eine ausführliche Verfahrensdokumentation zur Kassenführung zu verfügen und diese vorzuhalten.

Betrachten Sie die Dokumentationspflicht neben dem bürokratischen Aufwand als Chance zur erneuten Überprüfung Ihrer Arbeitsprozesse.

Unsere Beratergruppe Weigel-Erbe kann Ihnen bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation helfen. dafür bitte ich um Ihre Beauftragung. Wir werden Ihnen dann ein entsprechendes Angebot erstellen.
Bitte melden Sie sich bei mir. Sie können mir auch eine E-MAIL senden.

Mit freundlichen Grüßen
Dipl.-Finanzwirtin Irina Weigel-Erbe
Steuerberaterin
Fachberaterin für Internationales Steuerrecht

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